بایگانی و فرم های مدرسه

خالدی نیا
جولای 18, 2025

اشتراک گذاری مطلب:

معرفی برنامه

مشاهده محصول در فروشگاه

در بسیاری از مدارس هنوز برای بایگانی پرونده‌های دانش‌آموزان از دفترهای سنتی استفاده می‌شود. در این روش، پرونده‌ها براساس حروف الفبا در قفسه‌ها قرار می‌گیرند. چنین روشی در زمان جستجوی مدارک یا نامه‌های خاص، وقت‌گیر و دشوار است.

تکمیل خودکار فرم‌ها

این برنامه در یک فایل اکسل ساده کار می‌کند و امکان تکمیل خودکار فرم‌های مختلف را فراهم می‌سازد. نیازی به تایپ دوباره اطلاعات نیست و حتی افرادی با آشنایی کم به رایانه نیز می‌توانند به‌راحتی از آن استفاده کنند.

فرم‌های موجود در برنامه

گواهی اشتغال به تحصیل
گواهی آخرین وضعیت تحصیلی
درخواست معافیت تحصیلی
فرم انتقال دانش‌آموز و جابجایی آدرس معافیت
فرم استعلام سوابق تحصیلی
نامه اداری با سربرگ و شماره

ویژگی‌های برنامه

ورود اطلاعات دانش‌آموزان: کافی است کد ملی را ثبت کنید تا تمام مشخصات او به‌طور خودکار در فرم‌ها قرار گیرد.
جستجوی سریع: کادر جستجو به شما کمک می‌کند دانش‌آموز مورد نظر را بر اساس نام خانوادگی پیدا کنید.
نامه‌های اداری: امکان تهیه و چاپ انواع نامه‌ها با اطلاعات دانش‌آموزان وجود دارد.
کارت پرونده: برای هر پرونده یک کارت شامل خلاصه مشخصات و شماره پرونده صادر می‌شود.
بایگانی: پرونده‌ها بر اساس شماره مرتب شده و در آرشیو ذخیره می‌گردند.

مزایای استفاده از برنامه بایگانی مدرسه

صرفه‌جویی در زمان: فقط یک بار اطلاعات وارد می‌شود و تمام فرم‌ها به سرعت آماده هستند.
دقت بالا: ورود یک‌باره داده‌ها احتمال خطا و اشتباه تایپی را از بین می‌برد.
سازماندهی بهتر: پرونده‌ها مرتب و منظم بایگانی می‌شوند و دسترسی به مدارک ساده‌تر خواهد بود.

امکانات اضافی

در صورت نیاز به فرم‌های جدید یا تغییرات اختصاصی، می‌توانید درخواست خود را ثبت کنید. این تغییرات در کوتاه‌ترین زمان برای شما آماده خواهد شد.

تصاویری از محیط برنامه

اطلاعات اصلی مدرسه

در این صفحه اطلاعات اصلی مدرسه را برای کلیه نامه ها و فرم ها برای یک بار ثبت می کنید تا دیگر نیازی به تایپ چند باره آن ها نداشته باشید

همچنین کادر جستجو برای یافتن دانش آموز براساس نام خانوادگی وی طراحی شده که فقط با تایپ قسمتی از نام خانوادگی، شماره پرونده و باقی مشخصات آن نمایش داده می شود و نیازی به گشتن کل اسامی نیستید.

صفحه اطلاعات کل دانش آموزان

در فرم های موجود در این برنامه کافیست فقط کد ملی دانش آموز را وارد کنید تا کلیه اطلاعات وی در فرم جای بگیرند.

اطلاعات اولیه کلیه دانش آموزان را می توانید براحتی در صفحه مربوطه وارد کنید و یا با تهیه یک خروجی از سیستم مدرسه آن ها را در ستون مربوط کپی کنید.

نامه اداری

در یکی دیگر از صفحات این فایل می توانید اطلاعات نامه اداری خود را وارد کنید و یک نامه کامل و آماده چاپ داشته باشید.

در مراجعات بعدی می توانید برگشته و دوباره آن را چاپ کنید و یک بایگانی از کلیه نامه های ارسالی خود داشته باشید.

کارت پرونده

کارت مخصوص چسباندن روی پرونده به همراه خلاصه ای از مشخصات و شماره پرونده نیز آماده چاپ می شود.

جهت پوشه های پرونده که دارای لبه عمودی هستند نیز فرمی طراحی شده تا بتوانید آن را روی پوشه شخص بچسبانید.

بایگانی مدرسه

در قسمت بایگانی نیز بعد از اختصاص شماره پرونده به هر دانش آموز می توانید پرونده ها را به ترتیب شماره پرونده مرتب و بایگانی کنید .

در صورت نیاز فقط با مراجعه به برنامه و مشاهده شماره پرونده دانش آموز مورد نظر پرونده آن را پیدا کنید.

و یک بایگانی به مراتب کوچکتر و راحت تر خواهید داشت.

دقت کنید تمامی این کارها و فرم ها را فقط با داشتن یک فایل در اختیار خواهید داشت. کافیست یک بار اطلاعات دانش آموزان خود را در آن وارد کنید.

دیگر مهم نیست ابتدای نام خانوادگی چه حرفی هست و یا نگران نیستید اگر دانش آموزی پرونده خود را تحویل گرفت، قسمتی از چیدمان کمد بایگانی ناقص خواد شد.

چون شما پرونده جدید را فقط براساس یک شماره که خود سیستم به شما می گوید می توانید در دفتر ثبت کرده و در محل آن در کمد بایگانی قرار دهید.

پس از وارد کردن نام جدید، تنها با یک کلیک، پرونده‌ها را بر اساس نام خانوادگی، نام و نام پدر مرتب کنید.

فرم ها

آخرین وضعیت تحصیلی

درخواست معافیت تحصیلی

برگ اعلام انتقال

گواهی اشتغال به تحصیل

تعداد پیش‌بینی‌شده دانش‌آموزان و پرونده‌های آن‌ها برای وارد کردن در فایل و صفحه مربوطه ۳۰۰۰ نفر است. اگر به تعداد بیشتری نیاز دارید، فایل خریداری‌شده خود را از طریق ایمیل ارسال کنید تا ما بدون هزینه اضافی، تعداد آن‌ها را برای شما افزایش دهیم..
همچنین جهت فرم های بیشتر که می توانید به این فایل اضافه کنید، می توانید سفارش خود را ارسال کرده تا در اسرع وقت آن ها را برای شما تهیه کنیم.

از جمله؛