در بسیاری از مدارس، معاونین و یا مدیران مدارس جهت بایگانی و آرشیو پرونده های دانش آموزان هنوز از روش های قدیمی مثل دفتر بایگانی و .. استفاده می کنند و پرونده ها را معمولا به ترتیب حروف الفبا در قفسه ها نگهداری می کنند.

حال تصور کنید محل یکی از این حروف پر شود و یا بخواهید از میان انبوهی از پرونده ها یکی را انتخاب کرده و به متقاضی تحویل دهید

و یا به مدرکی از آن نیاز داشته باشید. می بایست دفتر را باز کنید و یا کل پرونده ها را بگردید تا شخص مورد نظر را پیدا کنید.
یا مهم تر از آن بخواهید یکی از نامه های پرکاربرد مدارس مثل درخواست معافیت تحصیلی و یا آخرین وضعیت تحصیلی و یا گواهی اشتغال به تحصیل( در صورت در دسترس نبودن سایت سیدا) را به یک دانش آموز بدهید. روال معمول این است که مشخصات وی را یا به صورت دستی در یک نامه بنویسید و یا در یک فرم آماده آن را تایپ کنید.
و یا اگر بخواهید نامه ای به اداره بفرستید، معمولا این نامه را همراه با مشخصات مورد نیاز باید تایپ کنید و بعد از چاپ اگر نیاز به آن داشته باشید دوباره آن را تایپ کنید و یا در بین هزاران فایل در کامپیوتر به دنبال آن بگردید. و …
با استفاده از فایلی که در اینجا تهیه کرده ایم همه این کارها را به صورت کاملا اتوماتیک و براحتی خیلی بیشتر می توانید انجام دهید.

نمونه هایی از فرم هایی که می توانید با این برنامه ( که در محیط اکسل طراحی شده و هر شخصی حتی بدون اطلاعات زیاد کامپیوتری می تواند از آن استفاده کند) و بدون وارد کردن چندباره اطلاعات آنها را تهیه کنید، می توانید مشاهده کنید.

• گواهی اشتغال به تحصیل
• گواهی آخرین وضعیت تحصیلی
• درخواست معافیت تحصیلی
• فرم انتقال دانش آموز و جابجایی آدرس معافیت
• فرم استعلام سوابق تحصیلی
• نامه اداری با سربرگ و شماره